Qué es Verifactu y cómo te afecta

Qué es Verifactu en una frase

Verifactu es la normativa que obliga a que tu programa de facturación deje un rastro que no se pueda borrar ni retocar. La AEAT lo denomina oficialmente VERI*FACTU; en el resto del sitio lo escribimos “Verifactu” para no complicar la lectura.

La idea es sencilla. Hasta ahora, un programa de facturación podía permitir borrar una factura emitida y renumerar el resto sin dejar huella. Eso se acabó. A partir de tu fecha, cada factura que emitas generará un registro firmado y encadenado con el anterior.

No es un impuesto nuevo. No cambia el IVA, ni tus plazos, ni tus modelos trimestrales. Es una norma sobre el software.

Por qué existe esta norma

Viene de la ley antifraude de 2021, que persigue un problema concreto: los programas de doble uso. Son aplicaciones que llevan una contabilidad para Hacienda y otra para el dueño del negocio, y que permiten hacer desaparecer ventas de la caja.

Tener o usar uno de esos programas ya es ilegal hoy, sin esperar a ninguna fecha de 2027, y la sanción puede llegar a 50.000 €. Verifactu ataca el mismo problema por el otro lado: en vez de perseguir el software tramposo, define cómo debe comportarse el software legal.

Esa es la razón de fondo de todo lo que viene después. Cada requisito técnico que leas existe para que borrar una venta deje rastro.

Qué cambia en tu día a día al facturar

Menos de lo que temes, si usas un programa que se adapte a tiempo. Estos son los cambios que vas a notar de verdad:

• Tus facturas llevarán un código QR. Aparece impreso en la factura, junto al resto de datos.
• No podrás borrar una factura emitida. Para anular una venta tendrás que emitir una rectificativa, como manda la normativa de facturación.
• La numeración será correlativa y sin huecos. Tu programa dejará de permitir saltos.
• Puede que tu programa envíe cada factura a la AEAT en el momento de emitirla, si eliges la modalidad Verifactu.

Lo que no cambia: los datos obligatorios de la factura, el cálculo del IVA y la retención, ni la forma de enviársela a tu cliente.

Lo que verá tu cliente

Una factura con el mismo aspecto de siempre y un QR nuevo. Si la escanea, la sede electrónica de la AEAT le dirá si esa factura consta registrada. Nada más: no verá tus datos ni el resto de tu facturación.

Lo que verá Hacienda

Depende de la modalidad que elijas, y lo explicamos más abajo. En un caso recibe los registros según los emites; en el otro, solo si te inspecciona.

Qué es un registro de facturación

Es la pieza técnica sobre la que se apoya todo, y conviene entenderla aunque no seas informático.

Cada vez que emites una factura, tu programa crea un registro con sus datos esenciales: número, fecha, NIF, base, cuota e importe total. A ese registro le calcula una huella digital, un código que resume su contenido.

La clave está en que la huella de cada registro incluye la huella del registro anterior. Los registros quedan encadenados: si alguien modifica una factura de hace tres meses, todas las huellas posteriores dejan de cuadrar. La manipulación se detecta sola.

Tú no vas a ver nada de esto. Lo hace el programa, en segundo plano, cada vez que pulsas “emitir”. Si quieres el detalle técnico, está en los requisitos de Verifactu explicados en lenguaje llano.

A quién obliga y a quién no

Obliga a quien emite facturas por una actividad económica en territorio común y usa medios informáticos para hacerlo. Da igual el tamaño: una sociedad con cien empleados y un autónomo que factura doce veces al año están dentro.

Quedan fuera, entre otros:

• Los contribuyentes acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información), que ya envían sus registros de facturación a la AEAT por otra vía.
• Los territorios forales con sistema propio: País Vasco, con TicketBAI, y Navarra, con su propio sistema.

TODO_VERIFICAR: contrastar la lista completa de exclusiones contra el artículo 3 del Real Decreto 1007/2023 antes de dar por cerrada esta sección.

¿Y si facturo muy poco?

Da igual. La norma no fija un mínimo de facturas ni de ingresos. Si emites una sola factura al año con un programa informático, estás dentro. La única variable que cambia tu fecha es la forma jurídica.

Un matiz que confunde a mucha gente: si facturas a mano, en papel, sin ningún programa, la norma sobre sistemas informáticos no te alcanza. En la práctica, casi nadie factura así hoy, y la tendencia normativa va en dirección contraria. Contar con eso como plan a largo plazo es mala idea.

Y los fabricantes de software, ¿desde cuándo?

Desde el 29 de julio de 2025, quienes desarrollan o comercializan programas de facturación están obligados a ofrecer productos adaptados. Es la única fecha de 2025 que importa aquí, y no significa que tú tuvieras que hacer nada ese día.

Te viene bien saberlo por un motivo práctico: hace meses que tu proveedor debería tener una versión adaptada. Si aún no te la ofrece ni te da una fecha, es una señal.

Las dos modalidades explicadas

La norma te deja elegir entre dos formas de cumplir. Las dos son igual de legales.

Modalidad Verifactu (envío a la AEAT). Tu programa manda cada registro de facturación a Hacienda según se emite la factura. A cambio, tus obligaciones de conservación se relajan: la Agencia ya tiene el registro.

Modalidad no Verifactu (conservación local). Los registros se quedan en tu sistema. No envías nada, pero asumes requisitos reforzados: huella, firma electrónica, registro de eventos y conservación durante el plazo legal, con capacidad de mostrarlo todo si te lo piden.

Para un autónomo o una pyme sin departamento informático, la modalidad Verifactu suele ser la opción sensata: menos carga de custodia y menos riesgo de no poder demostrar algo años después.

Dos aclaraciones que quitan miedo. La primera: enviar el registro no es enviar la factura. La AEAT recibe los datos fiscales del registro, no el documento que le mandas a tu cliente ni el detalle de lo que has vendido más allá de esos campos.

La segunda: si un día se cae tu conexión, no dejas de poder facturar. El programa guarda los registros y los envía cuando recupera la línea.

Elegir modalidad no es una decisión irreversible ni la tomas tú a mano: la configura el programa. Antes de contratar uno, pregunta cuál de las dos ofrece. Algunos solo soportan una.

Qué pasa con las facturas hechas en Word o Excel

Que dejarán de valer para facturar cuando llegue tu fecha. Una hoja de cálculo no puede encadenar huellas, ni firmar registros, ni generar el QR. No es cuestión de instalar una plantilla mejor.

Puedes seguir usando Excel para lo que quieras que no sea emitir facturas: presupuestos, control de gastos, previsiones. Lo tratamos en detalle en la guía sobre facturar con Excel y Verifactu, incluidas las opciones reales si hoy trabajas con plantillas.

Calendario: cuándo te toca

Dos fechas y una regla fácil: manda tu forma jurídica, no tu facturación.

• Si tienes una sociedad (SL, SA u otra entidad que tributa por el Impuesto sobre Sociedades): desde el 1 de enero de 2027.
• Si eres autónomo en IRPF o cualquier otro obligado: desde el 1 de julio de 2027.

El calendario se ha aplazado dos veces, la última por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre — no lo entrecomillamos por casualidad: es la norma que fija las fechas de arriba. Tienes el detalle, incluido qué conviene hacer durante 2026, en el calendario completo de Verifactu.

Qué hacer ahora

1. Identifica tu fecha. Sociedad o autónomo: son seis meses de diferencia.
2. Pregunta a tu proveedor por escrito si su producto estará adaptado antes de esa fecha.
3. Si facturas con plantillas, empieza a mirar alternativas. Cambiar de sistema en enero, con la numeración recién empezada, es mucho más cómodo que hacerlo a mitad de año.

Si no sabes por dónde empezar, el comparador de programas recoge lo que hemos podido verificar de cada uno, y dice claramente qué está pendiente de verificar.