Requisitos de Verifactu, explicados en llano

Los 4 requisitos en lenguaje llano

Todo lo que exige la norma cabe en cuatro ideas. Ninguna es cosa tuya: son cosa del programa.

1. Un registro por cada factura. Al emitir, el programa crea un apunte con los datos fiscales de esa factura: número, fecha, NIF del emisor, base imponible, cuota e importe total. Ese apunte es el registro de facturación.

2. Una huella encadenada. Al registro se le calcula una huella digital con el algoritmo SHA-256. La huella de cada registro incluye la del registro anterior, así que los apuntes quedan enganchados en cadena. Tocar uno rompe todos los siguientes.

3. Un código QR en la factura. Cada factura sale con un QR que permite comprobar en la sede electrónica de la AEAT que ese documento se registró.

4. Envío o conservación. O el programa manda los registros a la AEAT según los genera (modalidad Verifactu), o los guarda con garantías reforzadas (modalidad no Verifactu).

A esto se añade un quinto elemento que no verás pero que importa: el fabricante debe emitir una declaración responsable que certifica que su producto cumple el reglamento. Es el papel que distingue un programa conforme de uno que solo lo dice en su web.

Qué significa “inalterable” en la práctica

Es la palabra que más se repite en la norma y la que menos se explica.

Significa que el sistema no puede permitir borrar un registro ya emitido, ni modificarlo, ni cambiar el orden. Si te equivocas en una factura, la corriges emitiendo una factura rectificativa, que a su vez genera su propio registro.

También significa que el programa lleva un registro de eventos: quién entra, qué se exporta, si alguien intenta manipular la base de datos. Ese historial forma parte de lo que puede pedirte una inspección.

Lo que desaparece es la costumbre de “borro esta factura y vuelvo a numerar”. A partir de tu fecha, eso no será una mala práctica: será una anomalía que queda grabada.

El QR de la factura: qué es y qué verá tu cliente

El QR es la parte visible de todo esto, y la que genera más dudas entre quienes reciben facturas.

Va impreso en la propia factura, junto al resto de datos, tanto si la entregas en papel como si la mandas en PDF. Lo genera el programa con la información del registro.

Si tu cliente lo escanea con el móvil, llega a la sede electrónica de la AEAT y puede comprobar si esa factura consta. No verá tu contabilidad, ni tus otros clientes, ni tus márgenes: solo la verificación de ese documento concreto.

Junto al QR aparecerá una leyenda. En la modalidad de envío a la AEAT, la factura indica que es una factura verificable en la sede electrónica. Es lo que permite a tu cliente saber, de un vistazo, qué tiene delante.

TODO_VERIFICAR: confirmar el texto literal de la leyenda y su posición obligatoria en la factura contra la Orden HAC/1177/2024 antes de dar por definitiva esta sección.

Modalidad Verifactu vs no Verifactu: cuál elegir

Las dos cumplen la ley. Cambian el reparto de trabajo entre tu programa y la Agencia Tributaria.

Modalidad Verifactu (envío)

El programa transmite cada registro a la AEAT en el momento de emitir la factura. A cambio, tus obligaciones de conservación se aligeran: la Agencia ya tiene el registro.

Si se cae la conexión, sigues facturando con normalidad: el sistema acumula los registros y los envía en cuanto vuelve la línea.

Modalidad no Verifactu (conservación local)

No envías nada. Los registros se quedan en tu sistema, pero con requisitos reforzados: firma electrónica, registro de eventos y conservación durante el plazo legal, con capacidad de entregarlo todo en un formato legible si te lo reclaman.

Tiene sentido para empresas con volúmenes altos o con sistemas propios y un departamento informático detrás.

Nuestra recomendación por defecto

Para autónomos y pymes sin equipo informático, la modalidad Verifactu es la opción sensata. Traslada la custodia a la Agencia y reduce el riesgo de no poder demostrar la integridad de tus registros dentro de cuatro años.

Qué debe garantizar tu programa: checklist

Llévate esta lista a la conversación con tu proveedor. Son preguntas de sí o no.

• ¿Genera un registro de facturación por cada factura emitida?
• ¿Encadena los registros con huella SHA-256?
• ¿Imprime el QR en la factura, en papel y en PDF?
• ¿Ofrece la modalidad Verifactu, la no Verifactu o las dos?
• ¿Impide borrar facturas emitidas y obliga a rectificativa?
• ¿Mantiene un registro de eventos del sistema?
• ¿Permite exportar los registros en un formato legible?
• ¿Tiene declaración responsable del fabricante?
• ¿Está incluido en mi plan actual o supone subir de precio?

La última pregunta es la que más disgustos evita, y casi nadie la hace.

Cómo saber si tu programa actual cumplirá

Tres vías, de más a menos fiable.

Pídelo por escrito. Un correo al soporte preguntando por la declaración responsable y por la versión adaptada. La respuesta te sirve como prueba de diligencia.

Búscalo en su documentación. Los fabricantes serios publican una página sobre su adaptación a Verifactu, con fechas y planes incluidos. Si no existe esa página a estas alturas, es un dato en sí mismo.

Compara alternativas antes de decidir. En el comparador de programas de facturación recogemos lo verificado de cada uno y marcamos con claridad lo que aún está pendiente de comprobar. Preferimos decirte que no lo sabemos a inventarnos una respuesta.

Si hoy facturas con hojas de cálculo, la respuesta es más corta y la tienes en la guía sobre Excel y Verifactu: ninguna plantilla puede cumplir estos cuatro requisitos.